Zasady i terminy

Trzy rzeczy, które trzeba domknąć przed publikacją albo zaraz po niej: polityka anulacji, kategorie gości i kody oraz instrukcje przyjazdu. Każda mieszka w kilku miejscach, bo obowiązuje wszędzie, a obiekt i typ mogą ją u siebie zmienić (rozdział 2, „Skąd pole ma wartość”): to, co ustawisz w Ustawieniach › Ogólne, obowiązuje wszędzie, dopóki obiekt albo typ nie ustawi inaczej. Terminy i limity (kiedy system się odzywa) są w karcie Terminy i limity w Ogólnych i na stronie obiektu (przy jednej jednostce — na stronie domu); opisuje je rozdział 2. Zmiany na stronie zapisuje pasek Zapisz na dole ekranu (rozdział 2, „Zapisywanie: jeden pasek na dole”).

Polityka anulacji

Polityka mówi, ile gość odzyska, jeśli zrezygnuje — w zależności od tego, ile dni zostało do przyjazdu. Bez niej jednostki nie da się opublikować.

Karta Polityka anulacji Pokaż stoi w Ogólnych, na stronie obiektu i na stronie typu. Strona jednostki jej nie ma — jednostka bierze politykę z góry. W Ogólnych polityka jest zawsze własna. W obiekcie i typie karta pokazuje wiersz Polityka z nazwą polityki:

• gdy wyżej jest polityka, wiersz jest wyszarzony i podpisany „z Ogólnych” (albo „z obiektu”); pod nim progi słowami. Żeby ustawić inną w tym miejscu, kliknij pole albo ołówek Ustaw inaczej tutaj;
• gdy ustawisz własną, wiersz mówi „tutaj”, a Wróć do wspólnego (nazwa polityki) cofa to do odziedziczonej.

Pod wierszem progi czytasz słowami, np. „30 dni i więcej · przed przyjazdem · zwrot 100%”, a pod nimi „Zwrot liczony od …”.

Najszybsza droga

1. Otwórz listę w wierszu Polityka i wybierz gotową politykę z grupy „Skopiuj progi gotowej polityki” Pokaż: Elastyczna, Umiarkowana albo Surowa. Przy każdym stoi opis progów słowami, więc skutek widzisz przed wyborem. Lista zaczyna się od bieżącej nazwy (u nowego konta — „— wybierz politykę —”).
2. Zapisz paskiem Zapisz.

Uwaga na to, co się właśnie stało: wybranie gotowej polityki kopiuje jej progi do Twojej polityki — nie podlinkowuje jej do gotowej. Ekran mówi: „Progi skopiowane z gotowej polityki — zapisz, żeby obowiązywały.” Późniejsza zmiana gotowej polityki na platformie nie zmieni już nic u Ciebie. Skopiowane progi są od teraz Twoje i możesz je poprawić.

Własne progi

Rozwiń Edytuj progi… pod wierszem (przy polityce odziedziczonej to pole jest nieaktywne, dopóki nie klikniesz Ustaw inaczej tutaj). Są w nim:

• Nazwa polityki — pojawi się gościowi przy rezygnacji, np. „Elastyczna”.
• Procent zwrotu liczony od Pokaż — dwie wartości:
  • wpłat za pobyt (zadatek + dopłata) — próg tnie wszystko, co gość zapłacił;
  • samego zadatku — dopłata wraca w całości. Panel dopowiada: „Przy «samego zadatku» próg działa tylko na zadatek — dopłata wraca gościowi zawsze w całości, bez względu na to, ile dni zostało do przyjazdu.”
• Tabela progów Pokaż — kolumny Dni przed przyjazdem i Zwrot %. Wiersz czyta się tak: jeśli gość zrezygnuje co najmniej tyle dni przed przyjazdem, dostaje tyle procent zwrotu. Przycisk Dodaj próg dokłada wiersz, Usuń w wierszu kasuje go.

Dwie reguły pilnowane przy zapisie — panel wypisuje je nad tabelą: „Ten sam próg dni nie może wystąpić dwa razy, a procent zwrotu nie może rosnąć, im mniej dni zostaje do przyjazdu.” Gdy je złamiesz, sprawdza to serwer jeszcze przed kliknięciem Zapisz i podaje zdanie pod tabelą, np. „Dwa progi mają tę samą liczbę dni przed przyjazdem (7) — zostaw jeden.” albo „Anulacja bliżej przyjazdu nie może zwracać więcej niż wcześniejsza: 30 dni przed → 25%, a 7 dni przed → 100%.” Pasek Zapisz jest wtedy nieaktywny i mówi: „Popraw zaznaczone pola w sekcji „Polityka anulacji”, żeby zapisać.”

Trzecia: procent zwrotu mieści się między 0 a 100. Pole zna ten zakres i nie przyjmie wartości ponad 100 — po wpisaniu „120” zostanie „12”. Gdy pole zostawisz puste, po wyjściu z niego zobaczysz komunikat przy polu, a Zapisz jest nieaktywne, dopóki go nie uzupełnisz.

Polityka bez żadnego progu też jest dozwolona — panel nazywa ją wprost: „Bezzwrotna — gość nie odzyska wpłat za pobyt.” i przypomina, że zatrzymanie czegoś więcej niż zadatek musi mieć oparcie w Twoim regulaminie. Kaucja i tak wraca poza polityką, a rezerwacja przyjęta bez zadatku przy anulacji zawsze oddaje gościowi całość.

Zapisujesz paskiem na dole ekranu („Niezapisane zmiany: Polityka anulacji” w Ogólnych, „Polityka anulacji obiektu” albo „Polityka anulacji typu” na stronach obiektu i typu → Zapisz). Pod paskiem stoi zdanie zasięgu, np. „Obejmie 5 jednostek typu „…”.” — zmiana polityki dotyczy wszystkich jednostek pod miejscem, w którym ją ustawiasz.

Polityka obowiązująca daną rezerwację jest zamrażana w chwili jej przyjęcia. Zmiana progów dziś nie rusza tego, co gość zarezerwował wczoraj — pasek mówi to zdaniem „Rezerwacje już przyjęte zachowują warunki z chwili rezerwacji.”

Kategorie gości

Kategorie gości (np. dorosły, dziecko, niemowlę) decydują, ile kto płaci. Gdy żadnej nie ma, ekran mówi: „Dodaj co najmniej jedną kategorię — bez niej nie policzymy ceny.” Bez choćby jednej kategorii, która liczy się do osób w cenie, jednostki nie da się opublikować.

Kategorie mają dwa miejsca, bo dwie rzeczy:

• Definicje — kod, etykieta, wiek, „Liczy się do osób w cenie” — ustawiasz tylko w Ogólnych, w karcie Kategorie gości Pokaż. Obowiązują dla wszystkich typów i obiektów: rezerwacja grupy pokoi z kilku obiektów liczy gości jednym zestawem. Tabela ma kolumnę Kategoria: etykieta, którą widzi gość, pod nią wiek („11+ lat”) i oznaczenia „nie liczy się do osób w cenie” oraz „wbudowana”. Przycisk Dodaj kategorię stoi pod tabelą, a Edytuj i Usuń — przy wierszu.
• Cenę każdej kategorii ustawiasz na stronie typu, w karcie Kategorie gości (przy jednej jednostce — na stronie domu). Tabela ma tam dodatkowo kolumnę Stawka — „jak w sezonie” albo własna kwota — a okno Edytuj pokazuje definicję jednym zdaniem i odsyłacz „zmienisz w Ogólnych →”. Typ nie dodaje własnych kategorii.

Zwierzęta i dzieci zaznaczasz osobno, na stronie typu, w karcie Typ jednostki (pole Dozwolone: „zwierzęta”, „dzieci”; przy zwierzętach dochodzi Najwięcej zwierząt).

Nowy typ dostaje zestaw kategorii konta, bez cen (czyli ze stawką sezonu). Gdy konto nie ma jeszcze żadnej kategorii, dostaje cztery od razu: Dorosły (od 18 lat), Nastolatek 11-17 lat (bez własnej stawki, czyli w cenie sezonu), Dziecko 5-10 lat i Dziecko do 5 lat (bezpłatne, nie liczy się do osób w cenie). Starsze konta mogą mieć trzy kategorie, z „Dorosłym” od 11 lat; nastolatka można dodać, jeśli chcesz, żeby system liczył go jako dziecko (rozdział 11, „Rezerwacja z dziećmi”). Dorosły i oba „Dziecko…” są oznaczone jako wbudowane — ich kodów nie da się zmienić ani ich usunąć, bo na nie mapują się starsze rezerwacje. Etykietę, wiek i stawkę zmieniasz normalnie. Próba usunięcia kończy się zdaniem „Tej kategorii nie da się usunąć ani zmienić jej kodu, bo korzystają z niej starsze rezerwacje. Możesz zmienić jej etykietę, przedział wieku gości albo stawkę.”

Kategoria nie musi być wiekowa: „emeryt” czy „student” to inna stawka, nie przedział lat.

W oknie kategorii w Ogólnych Pokaż:

• Kod („unikalny, techniczny”) i Etykieta („widzi ją gość”).
• Wiek — „nie zależy od wieku”, „od podanego wieku wzwyż” albo „przedział od–do”; przy dwóch ostatnich dochodzą pola Od wieku i Do wieku (włącznie). Dwie kategorie nie mogą obejmować tego samego wieku.
• Kolejność na liście.
• Liczy się do osób w cenie — czy ta osoba liczy się do osób w cenie sezonu i do pojemności jednostki.

W oknie kategorii na stronie typu jest tylko Stawka za osobę i dobę (dla kategorii, które liczą się do osób w cenie):

• jak dopłata za dodatkowe osoby w sezonie — „Kategoria płaci dopłatę za dodatkowe osoby z sezonu, więc jej stawka zmienia się razem z sezonem.”
• gratis — „Gość z tej kategorii nic nie płaci, ale liczy się do osób w cenie.”
• własna stawka — dochodzi pole Kwota, osobno w każdej walucie.

Kategoria, która nie liczy się do osób w cenie, jest zawsze bezpłatna — nie podnosi liczby osób ponad próg sezonu, więc nie ma z czego naliczyć jej dopłaty za dodatkowe osoby. Tak działa niemowlę. Na stronie typu pole ceny jest wtedy nieaktywne i mówi „Ta kategoria nie liczy się do osób w cenie — 0,00 zł.”

Zwierzęta nie są kategorią gościa — wycenia je opłata dodatkowa w cenniku.

Usunięcie kategorii (w Ogólnych) ostrzega: „Zniknie z kalendarza rezerwacji na stronie i z „Podglądu wyceny”. Rezerwacje, które już ją mają, zachowają swoją cenę.”

Kody i instrukcje przyjazdu

Kod do skrzynki na klucze, kod alarmu i wszystko inne, co otwiera drzwi. To dane o innych regułach widoczności niż reszta, więc stoją osobno od instrukcji dojazdu. Gość widzi je na stronie pobytu w jednym miejscu, ale składają się z trzech części, które ustawiasz na trzech poziomach:

• jednostka — karta Przyjazd na stronie jednostki: Instrukcje przyjazdu i Instrukcje wyjazdu Pokaż, a pod nimi sekcja Kody i notatki dla gościa z kodami (to „Część 3 z 3”);
• obiekt i typ — karta Instrukcje i notatki na stronie obiektu („Część 1 z 3 — dalej typ i jednostka.”) i typu („Część 2 z 3 — dalej jednostka.”): te same Instrukcje przyjazdu, Instrukcje wyjazdu i Notatki dla gościa Pokaż, wspólne dla wszystkich jednostek pod nimi. Parking czy dojazd do całego pensjonatu wpisujesz raz, w obiekcie.

Gość widzi je sklejone: najpierw część obiektu, potem typu, na końcu jednostki. Jak wyglądają razem, pokazuje karta Co widzi gość Pokaż na stronie jednostki — to podgląd ze szkiców, jeszcze przed zapisem, bez notatek. Pod nim neutralna notka mówi, kiedy gość to zobaczy: „Gość zobaczy instrukcje przyjazdu po zapłacie całości, a kody i notatki — w dniu przyjazdu, od … (wyjazd poprzedniego gościa), po wniesieniu kaucji i przyjęciu regulaminu, jeśli jednostka ich wymaga. Nigdy nie trafiają na stronę publiczną ani do kalendarza rezerwacji.”

Sekcja Kody i notatki dla gościa na stronie jednostki ma trzy pola: Kod do skrzynki na klucze Pokaż, Kod alarmu i Notatki dla gościa (podpowiedź: „Widoczne gościowi tak samo jak kody.”). Notatki mają też własną wersję w części obiektu i typu — tam podpowiedź mówi: „Widoczne gościowi tak samo jak kody: w dniu przyjazdu, po wymeldowaniu poprzedniego gościa.” Pod polami panel pokazuje „Ostatnia zmiana kodów: data · kto”.

Wszystko zapisuje pasek na dole ekranu; każdy fragment ma na nim własną nazwę („Niezapisane zmiany: Kody i notatki dla gościa”, „Jednostka”, „Instrukcje obiektu”, „Notatki typu” → Zapisz), a w częściach obiektu i typu pod paskiem stoi zdanie zasięgu o liczbie jednostek, których zmiana dotyczy. Osoba z rolą „Tylko podgląd” i wsparcie platformy kodów nie widzą — serwer ich nie oddaje (rozdział 10).

Kiedy dokładnie gość to zobaczy. Karta „Jak wejść” pojawia się na stronie pobytu, gdy rezerwacja jest potwierdzona, a pobyt gościa jeszcze się nie skończył — karta znika o umówionej godzinie wyjazdu (np. 10:00) albo wcześniej, gdy odnotujesz wymeldowanie albo oddanie kluczy. Instrukcje przyjazdu w karcie widać:

• po zapłacie całości (nie samego zadatku), albo
• od potwierdzenia rezerwacji, gdy gość ma gotówkę dla gościa — obiekt ze spotkaniem i status podatkowy, który gotówkę obejmuje (rozdział 2) — gość musi znać dojazd i adres, zanim zapłaci z ręki do ręki. Wtedy w karcie nie ma kodów, a ona sama mówi: „Kody zobaczysz po zapłacie całości.”

Same kody (skrzynka, alarm, notatki) i klucz elektroniczny dochodzą do karty dopiero, gdy nie ma nic do zapłaty — całość, nie sam zadatek — i spełnione są jeszcze trzy warunki:

1. jest dzień przyjazdu, od godziny „Wymeldowanie do” — czyli od końca doby poprzedniego gościa (nie później niż od godziny zameldowania); wcześniej w domu może być jeszcze poprzedni gość;
2. kaucja jest wniesiona — w całości, odpuszczona albo jej nie ma (typ bez kwoty kaucji albo konto bez formy kaucji). Bez wyjątków, także przy kaucji gotówką przy zameldowaniu: kody pokażą się, kiedy wpiszesz gotówkę;
3. gość przyjął regulamin — jeśli wymagasz akceptacji, a obiekt ma regulamin porządkowy albo jednostka ma zasady domu. Zgoda dana w kalendarzu rezerwacji przy rezerwacji wystarcza; panel pyta o nią tylko tam, gdzie z kalendarza jej nie ma (wpis ręczny, rezerwacja z portalu). Gdy wyłączysz wymóg akceptacji, ten warunek znika.

Kody znikają razem z kartą, o umówionej godzinie wyjazdu. Wcześniej gość widzi instrukcje dojazdu i zdanie, od kiedy i na co czekają kody (dzień przyjazdu, kaucja, regulamin). Te same warunki dotyczą klucza elektronicznego — panel zapowiada go tak samo jak kody („Klucz pojawi się … od …”).

Gość, który zapłacił tylko zadatek, kodu nie zobaczy, choćby przyjazd był jutro — także gdy ma płacić gotówką przy przyjeździe: gotówkę przyjętą z ręki do ręki wpisujesz Ty jako wpłatę (rozdział 6), dopiero wtedy kody się odsłonią. Dlatego przy gotówce dla gościa i kodach panel ustawień ostrzega pod przełącznikiem „Gość spotyka się z kimś na miejscu” (karta Na miejscu na stronie obiektu): „Gość, który płaci gotówką, zobaczy kody na stronie pobytu dopiero po wpisaniu wpłaty — wpisz ją od razu przy spotkaniu albo podaj kody osobiście.” Ta reguła siedzi po stronie serwera i nie da się jej obejść z panelu — jeśli chcesz wpuścić kogoś mimo zaległości, podaj mu kod telefonicznie.

Kody i notatki dla gościa nie idą mailem. Mailem idą instrukcje przyjazdu (dojazd, parking) — na tyle dni przed przyjazdem, ile ustawiono w Terminach procesu. Kody czekają na stronie pobytu. Gdy gość nie zapłacił jeszcze całości, a gość nie ma gotówki do wyboru (obiekt bez spotkania albo status bez gotówki), mail mówi mu wprost, że szczegóły wejścia pokażemy na stronie pobytu po zapłacie całości. Przy gotówce mail podaje kwotę i formy („Do zapłaty: … — gotówką przy przyjeździe.”), a gdy są kody albo klucz — dopisuje „Kody do wejścia pokażemy na stronie pobytu po zapłacie całości.” Jednostka bez instrukcji przyjazdu, kodów i klucza elektronicznego dostaje ten mail bez odesłania do panelu — panel nie miałby wtedy czego pokazać.