Zanim zaczniesz — pomoc

zamelduj.pl to system rezerwacji dla małego obiektu noclegowego. Prowadzisz w nim cennik, przyjmujesz rezerwacje bezpośrednio od gości (bez prowizji dla portalu), pobierasz zadatek, wysyłasz gościowi stronę z informacjami o pobycie i rozliczasz kaucję.

Instrukcja ma dwie części:

rozdziały 2–10 — co robisz Ty: konfiguracja od zera do opublikowanej jednostki, potem codzienna obsługa;
rozdział 11 — co widzi gość. Gościowi instrukcji się nie daje, ale to Ty odbierasz od niego telefon, więc warto wiedzieć, na co patrzy, kiedy dzwoni.

Czego potrzebujesz

Adres e-mail. Do panelu logujesz się przyciskiem Zaloguj się: kontem Google, Facebookiem albo kodem, który przychodzi na Twój adres e-mail. Nie ma osobnego hasła do zamelduj.pl i nie musisz mieć konta Google. Adres, którym się logujesz, jest jednocześnie Twoim identyfikatorem w systemie — Facebook wpuści Cię tylko wtedy, gdy adres Twojego konta na Facebooku jest tym samym, który podano platformie.
Konto w systemie, założone przez platformę. Sam sobie konta nie założysz: robi to administrator platformy i podaje Ci link do panelu. Ten krok nie wysyła maila — jeżeli czekasz na dostęp, ktoś musi Cię o nim powiadomić osobiście.
Numer konta bankowego — jeśli chcesz przyjmować zadatki zwykłym przelewem.
Konto w Stripe — jeśli chcesz przyjmować płatności przez internet (BLIK, karta). Stripe to firma, która realnie przyjmuje pieniądze od gościa i przelewa je na Twoje konto. Zakładasz je z poziomu panelu, opisuje to rozdział 8. Pieniądze idą wprost do Ciebie — zamelduj.pl ich nigdy nie trzyma.
Strona internetowa obiektu — jeśli chcesz wkleić na nią kalendarz rezerwacji. Nie jest konieczna do startu: rezerwacje można też wpisywać ręcznie.

Jak wygląda panel

Po zalogowaniu po lewej stronie stoi granatowe menu. Od góry: Pomoc i pole Szukaj…, potem pozycje pracy bieżącej, pod nimi grupa Ustawienia.

Praca bieżąca:

Rezerwacje — tygodnie, oś czasu i lista rezerwacji. To jest ekran, na którym spędzisz najwięcej czasu.
Do zrobienia — kolejka spraw, które system zostawił otwarte, bo czekają na Twoją decyzję. Pomarańczowa liczba przy pozycji mówi, ile ich jest. Opisuje ją rozdział 7.
Księga gości — ewidencja pobytów do okazania kontroli.
Raporty — zestawienie roczne: przychód, koszty i wynik netto całego konta (rozdział 8).
Dziennik — historia zdarzeń konta, po polsku: kto (Ty, pracownik, gość albo system) co zrobił przy której rezerwacji, czego automat odmówił, co się nie udało i co nie zostało wysłane. Zagląda się tu do wyjaśnienia sprawy, a nie do codziennej pracy (rozdział 7).

Grupa Ustawienia to wszystko, co ustawia się raz. Każda pozycja jest osobnym ekranem, nie zakładką:

Ogólne Pokaż — najwyższy poziom: wartości, które obowiązują w całym koncie. Godziny zameldowania i wymeldowania, terminy i limity, noce odstępu, zadatek i kaucja, polityka anulacji, kategorie gości, zasady domu, kontakt dla gości, język i strefa czasowa.
Obiekty i jednostki Pokaż — drzewo: obiekt, w nim typ jednostki, w typie jednostka (pokój, domek, apartament). Kliknij węzeł, a obok otworzy się jego strona. Gdy masz jedną jednostkę, ta pozycja otwiera od razu jedną stronę domu, bez drzewa.
Płatności, Firma i konto, Zespół, Abonament (widzi go tylko właściciel konta) i Komunikacja (maile).

Na samym dole menu: nazwa Twojego konta, adres logowania, Wyloguj i przełącznik jasnego/ciemnego wyglądu. Strzałka u góry menu zwija je do samych ikon — panel pamięta ten wybór.

W Rezerwacjach, Raportach i Księdze gości, gdy masz więcej niż jedną jednostkę, stoi pole wyboru Obiekt / typ / jednostka: zawęża widok do całego konta, jednego obiektu, jednego typu albo jednej jednostki. Przy jednym obiekcie pole nazywa się Typ / jednostka, a przy jednej jednostce go nie ma, bo nie ma z czego wybierać.

Na telefonie (i w wąskim oknie) bocznego menu nie ma. Zamiast niego u góry stoi wąski pasek z napisem „zamelduj.”, przyciskiem menu po lewej i przełącznikiem jasnego/ciemnego wyglądu po prawej. Przycisk menu rozwija pod paskiem te same pozycje, zawsze z nazwami — zwijania do ikon na telefonie nie ma. Menu zamyka się samo, gdy przejdziesz na inny ekran.

Skąd ustawienie bierze wartość

Ustawienia ogólne obowiązują wszędzie, a obiekt i typ mogą je u siebie zmienić: Ogólne → obiekt → typ → jednostka. To, co ustawisz w Ogólnych, obowiązuje wszędzie, dopóki obiekt albo typ nie ustawi tego inaczej. Jednostka niczego wspólnego nie nadpisuje — ma własne tylko to, co jej dotyczy: nazwę, adres publiczny, kody, kanał sprzedaży i publikację. Na stronie obiektu albo typu pole, które dziedziczy, jest wyszarzone i podpisane, skąd ma wartość („z Ogólnych”, „z obiektu”); żeby ustawić je inaczej w tym miejscu, kliknij pole albo ołówek Ustaw inaczej tutaj, a Wróć do wspólnego cofa to. Szczegóły i zapisywanie opisuje rozdział 2, „Ogólne” i „Skąd pole ma wartość”.

Pomoc w panelu

Instrukcja jest też w samym panelu. Kliknij Pomoc na górze menu, zaraz pod przyciskiem zwijania, albo naciśnij klawisz ? (gdy nie piszesz w żadnym polu). Pomoc otwiera się jako osobna kolumna po prawej stronie, obok ekranu: nie zasłania go, tylko zwęża, więc możesz czytać i klikać jednocześnie. Kolumna ma własny pasek przewijania. Żeby zmienić jej szerokość, przeciągnij jej lewą krawędź — panel zapamięta szerokość. Zamyka ją ten sam przycisk Pomoc albo klawisz Esc. Na telefonie pomoc zajmuje cały ekran, a do pracy wracasz przyciskiem Wróć do panelu.

Pomoc idzie za ekranem. Otwiera się na fragmencie instrukcji o ekranie, na którym jesteś, i zmienia się, gdy przejdziesz gdzie indziej. Jeśli sam otworzysz inny temat, zostaje on na miejscu, a na górze pojawia się Wróć do pomocy dla tego ekranu.
Szukaj w pomocy — pole na górze kolumny szuka w całej instrukcji. Kliknij wynik, żeby go otworzyć.
Pokaż — przycisk przy zdaniu instrukcji. Kliknij go, a panel otworzy właściwy ekran i podświetli pole, o którym mowa. Pomoc zostaje otwarta obok.
Przewodniki — krótkie zadania krok po kroku: każdy krok ma przycisk Pokaż i Dalej. Są trzy: Jak ustawić kaucję, Jak opublikować jednostkę i Jak wpisać rezerwację ręcznie. Przewodnik nigdy nie startuje sam — kliknij go, kiedy go potrzebujesz. Kroki, które system widzi w danych (np. wpisana kwota kaucji), odhaczają się same.

Zgłoś problem, Co nowego i Stan usług

U góry kolumny pomocy stoją dwa przyciski: Zgłoś problem i Co nowego. W jej stopce — link Stan usług zamelduj.pl.

Zgłoś problem — gdy coś nie działa albo nie wiesz, czemu system zrobił to, co zrobił. Opisujesz w polu „Co się stało?” (od 10 do 2000 znaków), co próbujesz zrobić i co się dzieje; haseł, kodów do domu i numerów kart nie wpisuj. Pod polem stoi lista „Dołączymy do zgłoszenia” — to, co dopiszemy sami, żebyśmy nie musieli dopytywać: nazwa ekranu, konto i jednostka, Twój adres i rola, rezerwacja otwarta w oknie rezerwacji (to jedyna pozycja, którą możesz odznaczyć), liczba ostatnich błędów w tej karcie przeglądarki oraz wersja panelu i przeglądarka. Po wysłaniu dostajesz numer zgłoszenia, a odpowiedź przychodzi mailem na Twój adres. Na jedną osobę przypada 10 zgłoszeń na dobę. Zgłoszenia nie wysyła osoba z platformy, która pracuje w Twoim koncie, ani publiczny podgląd demo — tam przycisk jest nieaktywny i mówi dlaczego. Zgłoszenie nie zostawia wpisu w Dzienniku, a my kasujemy je po 12 miesiącach.
Co nowego — krótkie wpisy o zmianach w panelu. Gdy są nowe, przycisk Pomoc w menu ma znaczek z liczbą (przy zwiniętym menu — kropkę z liczbą w dymku), a przycisk w kolumnie pokazuje „Co nowego (2)”. Otwarcie listy gasi znaczek — dla Ciebie, w każdej przeglądarce, na której się logujesz; innym osobom z zespołu znaczek zostaje, dopóki nie otworzą listy. Wpis może mieć przycisk Czytaj w pomocy, który otwiera właściwy rozdział instrukcji. Nowa osoba w zespole nie dostaje znaczka za wpisy sprzed założenia jej dostępu.
Stan usług zamelduj.pl — link do strony status.zamelduj.pl, otwierany w nowej karcie. Strona stoi poza naszym serwerem, więc działa także wtedy, gdy serwer nie działa. Pokazuje przy każdej części — „Panel gospodarza”, „Rezerwacje przez kalendarz na stronie”, „Płatności online”, „Strona zamelduj.pl i instrukcja” — czy działa, ma problemy albo nie działa, oraz awarie z ostatnich 30 dni. Kalendarze portali i maile ogłaszamy tam ręcznie, gdy je dotknie awaria. Ten sam link jest na ekranie błędu panelu, obok przycisku Odśwież stronę. Na demo linku nie ma.
Pozwól wsparciu widzieć mój ekran i pokazywać — gdy rozmawiasz ze wsparciem przez telefon albo czat, kliknij ten przycisk pod polem „Szukaj w pomocy”. Wsparcie widzi wtedy Twój ekran na żywo — to, co klikasz i wpisujesz, także przed Zapisz — i może samo przenieść Cię do pola albo wskazać przycisk, który podświetli się u Ciebie tak jak po kliknięciu Pokaż. Kodów do domu i „Notatek dla gościa” wsparcie nie widzi: w podglądzie są szarym prostokątem. Obraz ekranu nigdzie się nie zapisuje. Nad ekranem stoi pasek „Wsparcie platformy widzi Twój ekran na żywo i może Ci pokazywać miejsca” z godziną końca i przyciskiem Zakończ, który kończy podgląd i pokazywanie od razu (to samo zdanie i Zakończ są też w Pomocy, pod „Szukaj w pomocy”). Wszystko gaśnie samo po 30 minutach bez pokazania czegokolwiek. Wsparcie niczego w ten sposób nie zapisuje ani nie klika — tylko patrzy i pokazuje.

Wyszukiwarka panelu pod Ctrl+K (na Macu ⌘K) działa jak dotąd: znajduje miejsca w panelu i rezerwacje. Pomoc odpowiada na pytanie „jak to działa”, Ctrl/⌘K — „gdzie to jest”.

Kolejność ma znaczenie

Nie da się skonfigurować jednostki w dowolnej kolejności, bo od trzech ustawień zależy, czy gość dostanie do wyboru gotówkę. Żadne z nich niczego nie blokuje — ale warto je znać, zanim zaczniesz:

Status podatkowy konta (Ustawienia → Firma i konto) Pokaż. Domyślnie jest to „Zwolnienie — tylko płatności bezgotówkowe”. Status doradza, nie blokuje: przy statusie, który gotówki nie obejmuje, gość nie dostaje gotówki do wyboru (ani za pobyt, ani jako kaucji), ale Ty możesz ją przyjąć na miejscu — panel ostrzeże okienkiem i zostawi ślad w logu biznesowym (rozdział 2).
Formy płatności konta (Ustawienia → Płatności, karta Formy płatności) Pokaż: płatność online, przelew i formy kaucji. Są jedne dla całego konta — w Ogólnych, obiekcie i typie ustawiasz tylko kwoty i terminy.
Spotkanie na miejscu (Ustawienia → Obiekty i jednostki → obiekt, karta Na miejscu, przełącznik Gość spotyka się z kimś na miejscu) Pokaż. Gotówkę dla gościa daje obiekt ze spotkaniem przy statusie, który gotówkę obejmuje.

Zmiana, która odebrałaby opublikowanej jednostce ostatni sposób zapłaty (np. wyłączenie spotkania na koncie bez płatności na odległość), nie jest odmawiana — panel pyta: „Po tej zmianie gość nie będzie miał jak zapłacić za pobyt w: … Zapisać mimo to?” i dopiero Zapisz mimo to zapisuje zmianę.

Reszta kolejności nie jest wymuszona, ale najkrótsza droga do opublikowanej jednostki wygląda tak:

konto i obiekt (rozdział 2),
cennik (rozdział 3),
zasady i terminy — polityka anulacji, kategorie gości, kody i instrukcje przyjazdu (rozdział 4),
publikacja i wklejenie formularza na stronę (rozdział 5).

Panel sam Ci przypomina, czego brakuje. Dopóki jednostka nie jest opublikowana, pasek Zanim opublikujesz jednostkę: z listą braków wisi nad każdym ekranem (gdy masz jedną jednostkę) albo na górze strony jednostki (gdy masz ich kilka). Opisuje go rozdział 2.

Dwie rzeczy, które warto wiedzieć od razu

Zmiana cennika nie rusza rezerwacji już przyjętych. Każda rezerwacja pracuje na kopii ustawień z chwili, w której powstała — dotyczy to ceny, zadatku, kwoty kaucji, polityki anulacji, godzin przyjazdu i wyjazdu oraz terminów procesu (instrukcje, dopłata, okno rozliczenia kaucji). Pod paskiem Zapisz ekran przypomina: „Rezerwacje już przyjęte zachowują warunki z chwili rezerwacji.” Podwyżka działa od następnej rezerwacji. Obniżka nie zwraca różnicy temu, kto zapłacił wcześniej. Ekran mówi to wprost: „Zmiana obowiązuje od teraz — dotyczy rezerwacji złożonych od tej chwili.”

Na bieżąco, także dla rezerwacji już przyjętych, liczą się natomiast: sposoby płatności (status podatkowy, płatności online, gotówka), forma kaucji i jej dwa terminy — prośba o kaucję i termin na przelew kaucji (rozdział 2) — a także kody do domu i instrukcje przyjazdu.

Zaproszenie kogokolwiek do systemu nie wysyła maila. Ani dodanie pracownika, ani założenie konta właściciela. System zapisuje uprawnienie, a powiadomić człowieka trzeba samodzielnie.