Personel

Ustawienia → Zespół (pozycja w menu po lewej). Listę osób widzi właściciel konta; pozostałe role widzą na tym ekranie tylko sekcję „Połączone aplikacje”.

Trzy role

Osoba w roli „Tylko podgląd” ma przy nazwie konta w menu odznakę tylko podgląd. Przyciski akcji są u niej wyszarzone, a pod każdym stoi jedno zdanie, dlaczego. Na ekranie ustawień wszystkie pola są nieaktywne, a nad nimi stoi: „Twoja rola pozwala tylko na podgląd — ustawień nie zmienisz.” Kodów do domu (skrzynka, alarm) i „Notatek dla gościa” ta rola w ogóle nie widzi — pola są zakryte.

Przełącznik: pieniądze wychodzące

Domyślnie personel przyjmuje pieniądze (gotówka, potwierdzenie przelewu, link do zapłaty), ale ich nie oddaje. Pod opisem ról stoi przełącznik „Personel może zwracać, korygować i oznaczać wpłaty” Pokaż: „Dotyczy zwrotów, korekt wpłat, «Oznacz jako zapłacone» i odpuszczania reszty jako zniżki. Domyślnie wyłączone — wtedy te akcje wykonuje tylko właściciel, a personel widzi je jako nieaktywne. Przyjmowanie gotówki i potwierdzanie przelewów jest dostępne dla personelu zawsze.”

Bez przełącznika personel ma wyszarzone (z powodem) także te akcje, przy których pieniądze wracają do gościa albo nie wpływają:

• Zwrot, Oznacz jako oddane, Korekta wpłaty, Oznacz jako zapłacone, odpuszczenie reszty,
• Anuluj rezerwację i Gość nie przyjechał, gdy gość już coś wpłacił (bez wpłaty personel anuluje sam),
• Zmień termin, Popraw daty pobytu i skrócenie pobytu przy wymeldowaniu, gdy nowa cena spada poniżej wpłaconej kwoty (powstaje nadpłata do zwrotu),
• potrącenie z kaucji, przeniesienie kaucji na dopłatę i Nie pobieraj kaucji.

Przełącznik zapisuje się od razu po kliknięciu — bez paska „Niezapisane zmiany” i bez osobnego przycisku. Jeśli zapis się nie uda, komunikat pojawi się pod polem. Zmiana działa od tej chwili, także dla rezerwacji przyjętych wcześniej. Każde przestawienie zostawia wpis w Dzienniku („Ustawienia i dostęp”), z tym, kto je zrobił.

Przełączniki: polityka anulacji i regulamin

Pod przełącznikiem pieniędzy stoją jeszcze dwa — działają tak samo (zapis od razu, wpis w Dzienniku):

• „Personel może zmieniać politykę anulacji” Pokaż — domyślnie włączony. Gdy go wyłączysz, kartę Polityka anulacji — w Ogólnych, na stronie obiektu i typu — zmieniasz tylko Ty, a pracownik widzi ją do odczytu ze zdaniem, dlaczego. (Podpowiedź pod przełącznikiem mówi: „politykę anulacji (w ustawieniach ogólnych, w obiekcie i w typie) zmienia tylko właściciel, a personel widzi ją do odczytu”.)
• „Personel może zmieniać regulamin” Pokaż — domyślnie wyłączony. Dotyczy regulaminu porządkowego obiektu (generator i własny tekst) oraz zasad domu i standardów ochrony małoletnich (karta Zasady domu w Ogólnych i na stronie obiektu; podpowiedź pod przełącznikiem nazywa ją jeszcze kartą „Regulamin” na stronie jednostki). Regulamin i polityka anulacji zmieniają to, do czego zobowiązujesz się wobec gościa — dlatego decyzja, kto je zmienia, należy do Ciebie.

Czego personel nie zapisze

Pozycja Abonament znika pracownikowi z menu całkowicie, a na ekranie Zespół zostaje mu tylko sekcja „Połączone aplikacje” — bez listy osób.

Trzy kolejne ekrany pracownik widzi, ale ich nie zapisze: Komunikacja (treści maili, kanały, własne pola — rozdział 2), Płatności (karty Płatności online, Formy płatności i Licznik przychodów) oraz Firma i konto (numer konta do przelewów i bank, status podatkowy, faktury, adres powiadomień, stopka maili, księga gości, usuwanie danych gościa). Pola są tam nieaktywne, a nad nimi stoi: „Tę część ustawień zmienia tylko właściciel konta — możesz ją przeglądać.” To pieniądze konta, głos firmy wobec gości i dostępy — decyzja należy do właściciela.

Przyciski akcji właściciela poza tymi ekranami pracownik też widzi, ale wyszarzone, a pod każdym stoi: „Tę zmianę zapisuje tylko właściciel konta.” Dotyczy to:

• przebudowy drzewa „Obiekty i jednostki” (Ustawienia → Obiekty i jednostki): + obiekt, + typ, + jednostka oraz menu ⋯ przy wierszu — Duplikuj obiekt / typ / jednostkę, Usuń obiekt / typ / jednostkę, Skopiuj do innego obiektu, Przenieś do obiektu…, Przenieś cały typ do obiektu… (te same akcje stoją na dole strony węzła, w listach „Typy jednostek w tym obiekcie” i „Jednostki tego typu”). Pracownik drzewo ogląda i wchodzi w każdą stronę, ale niczego w nim nie zakłada, nie kopiuje, nie usuwa ani nie przenosi;
• Opublikuj i Zdejmij z publikacji — publikacja wystawia adres publiczny jednostki;
• nazwy typu jednostki (pole „Nazwa typu jednostki”) i Zmień typ… na stronie jednostki. Pozostałe pola dziedziczone z Ogólnych — godziny, terminy i limity, noce odstępu, zadatek i kaucja, zasady domu (jeśli właściciel nie wyłączył przełącznika regulaminu), kontakt, cennik typu i opłaty dodatkowe — pracownik zapisuje dalej, na każdym poziomie, także w Ogólnych;
• oba przełączniki karty Rezerwacje grup pokoi (pierwsza strona Obiekty i jednostki, rozdział 2) — zmieniają warunki oferty dla nowych rezerwacji;
• Blokady prawnej na rezerwacji (rozdział 6) — postawić i zdjąć ją może tylko właściciel konta, bo tylko on zna pismo z urzędu, na które się przy tym powołuje. Powód jest wymagany w obie strony.

Przełącznika „Wycisz powiadomienia…” w „Do zrobienia” pracownik w ogóle nie widzi — monity idą na adres powiadomień konta, więc wycisza je ten, kto je dostaje (rozdział 7).

Osoba w roli „Tylko podgląd” widzi te same przyciski wyszarzone, ze zdaniem o swojej roli.

Wsparcie platformy, które na Twoją prośbę pracuje w Twoim koncie (niżej), ma w nim uprawnienia właściciela, więc te zakazy go nie zatrzymują.

Dodanie osoby

Kliknij Dodaj osobę. Pokaż Trzy pola:

• Adres e-mail — z podpisem „Adres, którym ta osoba się zaloguje.”. To jedyny identyfikator, jaki ma znaczenie, więc pod polem stoi ostrzeżenie: „Sprawdź adres litera po literze — kto zaloguje się tym adresem, wejdzie do panelu.”, a przy roli Właściciel mocniej: „Sprawdź adres litera po literze — rola Właściciel daje pełny dostęp: pieniądze, ustawienia i zespół.”
• Imię i nazwisko (opcjonalne).
• Rola.

Zdanie, które stoi zarówno nad listą, jak i w oknie dodawania, i którego nie da się przeoczyć:

Dodanie osoby nie wysyła żadnego maila — powiadom tę osobę. Wystarczy, że zaloguje się tym adresem (Google albo Facebook z tym adresem, albo kodem wysłanym na ten adres) — od razu będzie w panelu.

Czyli: po kliknięciu Dodaj osobę trzeba jeszcze zadzwonić albo napisać. Wyślij tej osobie link do panelu; zaloguje się tym adresem (Google, Facebookiem albo kodem na e-mail) i będzie w środku.

Jeśli adres już ma dostęp: „Ten adres już ma dostęp do tego konta. Zmień mu rolę zamiast dodawać go drugi raz.”

Zmiana roli i odbieranie dostępu

Przy każdym wierszu stoją Zmień rolę i Odbierz dostęp. Pokaż Odebranie dostępu ostrzega, że osoba „straci dostęp natychmiast, także w otwartej karcie. Cofnięcie to ponowne dodanie tej osoby — czyli osobna, świadoma czynność, nie jedno kliknięcie.”

Dwie sytuacje, w których oba przyciski są zablokowane, a pod nimi stoi wyjaśnienie:

• To Twoje konto — „własnej roli ani dostępu nie zmienisz. Może to zrobić inna osoba z rolą Właściciel.”
• Ostatnia osoba z rolą Właściciel — „konto zostałoby bez nikogo, kto zarządza personelem. Najpierw nadaj tę rolę komuś innemu.”

Wsparcie platformy w Twoim koncie

Gdy poprosisz o pomoc, wsparcie platformy może popracować w Twoim koncie z uprawnieniami właściciela. Wszystko, co robi, widzisz w Dzienniku.

Wejście i wyjście. Gdy wsparcie zaczyna pracę w Twoim koncie, w Dzienniku (obszar „Wsparcie platformy”) stoi wpis z adresem osoby i powodem wybranym z listy, np.: „Wsparcie platformy zaczęło pracę w koncie jako [email protected] — powód: Zgłoszenie gospodarza. Tryb kończy się sam po 30 minutach bez działania.” Powody to: „Zgłoszenie gospodarza”, „Wstrzymana rezerwacja”, „Kalendarze portali”, „Wiadomość, która nie wyszła”, „Pomoc w ustawieniach na prośbę gospodarza” i „Sprawdzenie po zmianie w systemie”. Szczegółów, które wsparcie dopisuje od siebie, w Dzienniku nie ma — zostają w śladzie platformy, bo Dziennik nie ma kasowania i nie ma w nim miejsca na dane gości.

Koniec pracy też ma wpis: „Wsparcie platformy zakończyło pracę w koncie (32 min)” albo, gdy osoba po prostu przestała klikać, „Praca wsparcia platformy w koncie zakończona po 30 minutach bez działania (ostatnie działanie 14:11)”. Jeśli wsparcie zamknęło kartę i nie wróciło, wpisu końca nie będzie — stąd zdanie we wpisie wejścia, że tryb kończy się sam.

Jeśli ta sama osoba ma dostęp do kilku kont, wpis dostaje tylko to konto, które wsparcie faktycznie otworzyło. Wejście w inne konta tej osoby nie jest w Twoim Dzienniku.

Same oglądanie. Gdy wsparcie tylko ogląda Twoje konto (bez prawa zmian), w Dzienniku stoi: „Wsparcie platformy obejrzało konto (tylko podgląd)” — najwyżej raz na dobę na jedną osobę, żeby wpisy się nie mnożyły.

Zapisy. Każdy zapis zrobiony w trybie pracy widzisz jako zwykły wpis danej czynności, podpisany „wsparcie platformy (adres osoby) w imieniu gospodarza”, a gdy czynność nie ma własnego wpisu — jako wiersz w obszarze „Wsparcie platformy”.

Kodów do domu i „Notatek dla gościa” wsparcie platformy nie widzi i nie zmienia nigdy.