zamelduj.

Poprzednie wersje: Umowa powierzenia w wersji 1.1 z 23 października 2026 r., Umowa powierzenia w wersji 1.0 z 22 października 2026 r.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Załącznik 2 do Regulaminu usługi zamelduj.pl. Wersja 1.2 z dnia 30 października 2026 r. Zmiana wobec wersji 1.1 z dnia 23 października 2026 r.: opis logowania do Panelu — Kinde zamiast Google (Załącznik B część I, Załącznik C pkt 2). Lista podprocesorów Danych Gości w Załączniku B się nie zmienia.

Strony

Gospodarz — podmiot, który zawarł Umowę o świadczenie usługi zamelduj.pl (dalej: „Administrator”),

oraz

Paweł Limanówka prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „4D Soft” Paweł Limanówka, ul. Józefińska 31a lok. 21, 30-529 Kraków, NIP 7272327693, REGON 471696519 (dalej: „Podmiot przetwarzający” albo „Usługodawca”),

zwani dalej łącznie „Stronami”.

Dlaczego zawieramy tę umowę

  1. Strony zawarły umowę o świadczenie usługi zamelduj.pl na podstawie Regulaminu usługi zamelduj.pl (dalej: „Umowa główna”, „Regulamin”). Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie z Regulaminu, chyba że ta umowa stanowi inaczej.
  2. Świadczenie Usługi wymaga, by Usługodawca przetwarzał dane osobowe gości Administratora. Administrator decyduje, po co i jak zbiera te dane. Usługodawca dostarcza narzędzie i przetwarza dane na jego polecenie. Jest więc podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej: „RODO”).
  3. Art. 28 ust. 3 RODO wymaga, by taka relacja była uregulowana umową o określonej treści. Tej umowy dotyczy niniejszy dokument (dalej: „Umowa powierzenia”).
  4. Umowa powierzenia jest zawierana wraz z Umową główną — przez akceptację Regulaminu z załącznikami — w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO). Zawarcie Umowy głównej i skonfigurowanie Aplikacji przez Administratora są jego udokumentowanymi poleceniami w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. a RODO.

§ 1. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania

  1. Administrator powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych Gości (dalej: „Dane Gości”) w zakresie opisanym w Załączniku A.
  2. Charakter przetwarzania: przechowywanie, porządkowanie, udostępnianie Administratorowi i Personelowi, przesyłanie (wiadomości e-mail do Gości, przekazanie danych Dostawcom zewnętrznym włączonym przez Administratora), usuwanie i anonimizacja — w sposób zautomatyzowany, w systemie informatycznym Aplikacji.
  3. Cel przetwarzania: świadczenie Usługi, czyli obsługa rezerwacji i pobytów Gości Administratora — przyjęcie rezerwacji, komunikacja z Gościem, rozliczenie i ewidencja wpłat, faktury dla Gości, formularze przed przyjazdem, księga gości, kaucje, rozstrzyganie kolizji terminów, Panel Gościa oraz wsparcie Administratora w korzystaniu z Aplikacji.
  4. Powierzone dane nie obejmują danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach i czynach zabronionych (art. 10 RODO). Administrator nie wprowadza takich danych do pól tekstowych Aplikacji (uwagi, notatki) i instruuje w tym zakresie Personel.
  5. Administrator oświadcza, że jest administratorem Danych Gości i ma podstawę prawną do ich przetwarzania oraz powierzenia.

§ 2. Czas trwania

Umowa powierzenia obowiązuje przez czas trwania Umowy głównej oraz przez okres eksportu i usuwania danych określony w § 9. Rozwiązanie lub wygaśnięcie Umowy głównej jest równoznaczne z zakończeniem powierzenia, z zastrzeżeniem § 9.

§ 3. Polecenia Administratora

  1. Usługodawca przetwarza Dane Gości wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem są:
    1. zawarcie Umowy głównej i Umowy powierzenia;
    2. ustawienia Aplikacji wprowadzone przez Administratora lub Personel: w szczególności pola formularza rezerwacji i formularza przed przyjazdem, włączenie księgi gości i jej okresu przechowywania, włączenie pytania o relację dziecka z dorosłym, treść szablonów wiadomości do Gości, włączenie płatności przez Stripe, faktur przez inFakt i kalendarzy iCal;
    3. działania Administratora i Personelu w Panelu (np. edycja rezerwacji, zwrot, usunięcie danych Gościa);
    4. polecenia przesłane e-mailem z adresu Administratora wskazanego w Umowie głównej.
  2. Domyślne okresy przechowywania i kasowania Danych Gości ustawione w Aplikacji (Załącznik A, część III) Administrator przyjmuje jako swoje polecenie. Może zażądać innego okresu e-mailem; Usługodawca informuje, czy i od kiedy jest to możliwe technicznie.
  3. Włączenie przez Administratora integracji z Dostawcą zewnętrznym (Stripe, inFakt, kalendarz iCal Portalu) jest poleceniem przekazania temu dostawcy danych niezbędnych do działania integracji, w zakresie opisanym w Załączniku B, część II.
  4. Usługodawca niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli w jego ocenie polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych. Do czasu wyjaśnienia może wstrzymać wykonanie polecenia.
  5. Usługodawca przekazuje Dane Gości poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie w zakresie wskazanym w Załączniku B i na podstawach tam opisanych, chyba że wymaga tego prawo Unii lub państwa członkowskiego — wtedy informuje o tym Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile prawo tego nie zabrania.
  6. Połączenie asystenta AI na ekranie zgody w Panelu w wariancie „z danymi osobowymi gości” (Regulamin § 14a) jest udokumentowanym poleceniem Administratora przekazania Danych Gości, w zakresie dostępnym dla osoby łączącej, dostawcy asystenta wskazanemu przy połączeniu. Połączenie w wariancie „bez danych osobowych gości” nie obejmuje Danych Gości, z zastrzeżeniem danych, które Administrator lub Personel sami wpisali do notatek zespołu i notatek blokad terminów (Regulamin § 14a ust. 3 pkt 1). Odłączenie asystenta albo zmiana wariantu na „bez danych osobowych gości” odwołuje polecenie na przyszłość. Usługodawca przechowuje zapis każdego takiego polecenia (kto, kiedy, jaki asystent, jaki wariant) przez czas trwania Umowy powierzenia; po jej zakończeniu zapis jest usuwany razem z pozostałymi danymi Konta (§ 9).

§ 4. Obowiązki Usługodawcy

  1. Osoby upoważnione i poufność. Dostęp do Danych Gości mają wyłącznie osoby upoważnione przez Usługodawcę, zobowiązane do zachowania tajemnicy (umowa albo oświadczenie o poufności) i przeszkolone w zakresie ochrony danych. Obecnie jest to wyłącznie Usługodawca osobiście. Lista upoważnionych osób jest dostępna na żądanie Administratora. Obowiązek poufności trwa także po zakończeniu Umowy powierzenia.
  2. Bezpieczeństwo. Usługodawca wdrożył i utrzymuje środki techniczne i organizacyjne opisane w Załączniku C, odpowiednie do ryzyka, w szczególności do ochrony przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub zmianą Danych Gości (art. 32 RODO). Może je zmieniać, jeżeli nowe środki zapewniają co najmniej taki sam poziom ochrony; o istotnych zmianach informuje w Załączniku C i e-mailem.
  3. Pomoc w realizacji praw osób (art. 12–22 RODO):
    1. Administrator obsługuje wnioski Gości samodzielnie, za pomocą Panelu: podgląd i poprawienie danych Gościa, eksport jego danych, usunięcie danych osobowych Gościa z zachowaniem danych, których usunąć nie wolno (ewidencja wpłat i faktury — w zakresie wymaganym prawem podatkowym — oraz wpisy księgi gości w okresie ustawionym przez Administratora), oraz blokada prawna rezerwacji wstrzymująca automatyczne kasowanie;
    2. wniosek Gościa skierowany bezpośrednio do Usługodawcy przekazujemy Administratorowi w ciągu 3 Dni roboczych i nie odpowiadamy Gościowi merytorycznie, chyba że Administrator poleci inaczej; Gościowi potwierdzamy jedynie przekazanie wniosku do Administratora;
    3. jeżeli Panel nie wystarcza (np. dane w logach technicznych), wykonujemy czynności potrzebne do realizacji wniosku w ciągu 7 dni od polecenia Administratora, tak by Administrator zmieścił się w swoim terminie miesiąca.
  4. Pomoc w obowiązkach z art. 32–36 RODO: zgłaszanie naruszeń opisuje § 7; na potrzeby oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) i konsultacji z organem nadzorczym przekazujemy Administratorowi opis przetwarzania, przepływów danych i środków bezpieczeństwa w ciągu 14 dni od żądania.
  5. Informacje i audyt — § 8.
  6. Usunięcie lub zwrot danych — § 9.
  7. Zakaz własnych celów. Usługodawca nie przetwarza Danych Gości do własnych celów, w szczególności nie używa ich do marketingu, nie profiluje Gości między Gospodarzami, nie udostępnia ich innym Gospodarzom ani dostawcom modeli sztucznej inteligencji (przekazanie dostawcy asystenta AI na polecenie Administratora z § 3 ust. 6 nie jest celem własnym Usługodawcy). Może tworzyć wyłącznie zagregowane statystyki, które nie pozwalają zidentyfikować Gości ani przypisać danych do konkretnego Administratora.
  8. Dane produkcyjne poza produkcją. Usługodawca nie używa Danych Gości w środowiskach testowych, deweloperskich ani w publicznym demo. Środowisko demo działa na danych syntetycznych.
  9. Żądania organów. O każdym prawnie umocowanym żądaniu udostępnienia Danych Gości skierowanym do Usługodawcy przez organ władzy publicznej oraz o kontroli organu nadzorczego dotyczącej tych danych Usługodawca informuje Administratora niezwłocznie, chyba że zakazuje tego prawo.

§ 5. Obowiązki Administratora

  1. Administrator zapewnia podstawę prawną przetwarzania Danych Gości i spełnia wobec Gości obowiązek informacyjny (art. 13 i 14 RODO), w szczególności na stronie internetowej, na której osadza Widget, oraz w kontaktach z Gośćmi. Usługodawca udostępnia wzór klauzuli informacyjnej jako pomoc; za jej treść odpowiada Administrator.
  2. Administrator włącza pola i funkcje zbierające dodatkowe dane (księga gości, relacja dziecka z dorosłym, pola własne, kaucja) tylko wtedy, gdy ma do tego podstawę prawną i cel, i ustawia okres przechowywania księgi gości odpowiednio do swoich obowiązków.
  3. Administrator nie wydaje poleceń sprzecznych z prawem, nadaje dostęp do Konta tylko osobom, które upoważnił do przetwarzania Danych Gości, i odbiera dostęp, gdy przestaje być potrzebny.
  4. Administrator utrzymuje aktualny adres e-mail (i opcjonalnie numer telefonu) do powiadomień o naruszeniach i podaje go w Panelu. Powiadomienia wysłane na ten adres uznaje się za doręczone.
  5. W razie utraty podstawy prawnej do przetwarzania określonych Danych Gości Administrator niezwłocznie usuwa je w Panelu albo poleca ich usunięcie Usługodawcy.

§ 6. Dalsze podmioty przetwarzające (podprocesorzy)

  1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z podprocesorów wymienionych w Załączniku B, część I, w opisanym tam zakresie.
  2. Usługodawca zawarł z każdym podprocesorem umowę powierzenia (w formie warunków dostawcy akceptowanych elektronicznie), która nakłada na podprocesora obowiązki ochrony danych odpowiadające obowiązkom Usługodawcy z tej Umowy powierzenia. Kopie lub odnośniki do tych umów udostępniamy Administratorowi na żądanie.
  3. O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Usługodawca informuje Administratora e-mailem co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem przetwarzania przez nowego podprocesora, podając jego nazwę, lokalizację, zakres i podstawę transferu. Zaktualizowany Załącznik B publikujemy pod adresem zamelduj.pl/podprocesorzy.
  4. Administrator może zgłosić sprzeciw e-mailem w ciągu 14 dni od zawiadomienia, podając przyczyny związane z ochroną danych. Brak sprzeciwu w tym terminie oznacza zgodę. W razie sprzeciwu Strony w dobrej wierze szukają rozwiązania (np. wyłączenia funkcji korzystającej z podprocesora dla tego Administratora). Jeżeli rozwiązania nie ma, Administrator może wypowiedzieć Umowę główną ze skutkiem natychmiastowym i bez kosztów, a Usługodawca zapewnia eksport danych zgodnie z § 9. Zmiana wymagana nagle ze względów bezpieczeństwa lub awarii dostawcy może zostać wprowadzona bez wyprzedzenia, z informacją najpóźniej następnego Dnia roboczego i z zachowaniem prawa sprzeciwu.
  5. Zmiana podprocesora w trybie ust. 3–4 nie jest zmianą Umowy powierzenia.
  6. Za działania i zaniechania podprocesorów Usługodawca odpowiada wobec Administratora jak za własne (art. 28 ust. 4 RODO).
  7. Dostawcy wymienieni w Załączniku B, część II (Stripe, inFakt, Portale) nie są podprocesorami Usługodawcy. Administrator zawiera z nimi własne umowy, a Usługodawca przekazuje im dane na polecenie Administratora (§ 3 ust. 3).

§ 7. Naruszenia ochrony danych

  1. Naruszeniem ochrony danych jest przypadkowe lub niezgodne z prawem zniszczenie, utrata, zmiana, nieuprawnione ujawnienie lub nieuprawniony dostęp do Danych Gości (art. 4 pkt 12 RODO).
  2. Usługodawca zawiadamia Administratora o naruszeniu dotyczącym jego Danych Gości bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia — e-mailem na adres z § 5 ust. 4, a gdy Administrator podał numer telefonu, także telefonicznie lub SMS-em. Pierwsze zawiadomienie zawiera informacje znane w tej chwili; uzupełnienia przekazujemy niezwłocznie, w miarę ustaleń, nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.
  3. Zawiadomienie zawiera co najmniej: opis charakteru naruszenia; kategorie i przybliżoną liczbę Gości oraz rekordów, których dotyczy; możliwe konsekwencje; środki podjęte lub proponowane w celu zaradzenia naruszeniu i zminimalizowania skutków; dane kontaktowe osoby, która udzieli dalszych informacji. Wzór w Załączniku D.
  4. Usługodawca współpracuje z Administratorem przy ocenie naruszenia, zgłoszeniu do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i zawiadomieniu Gości, dostarczając posiadane informacje i dokumentację. Zgłoszenie do organu i zawiadomienie Gości są obowiązkiem Administratora; Usługodawca nie wykonuje ich w jego imieniu, chyba że Administrator poleci to na piśmie (e-mailem).
  5. Usługodawca prowadzi rejestr incydentów bezpieczeństwa i udostępnia Administratorowi wpisy dotyczące jego Danych Gości.
  6. Jeżeli naruszenie dotyczy wielu Gospodarzy, Usługodawca zawiadamia każdego z nich osobno, w tym samym terminie.

§ 8. Informacje i audyt

  1. Usługodawca udostępnia Administratorowi w ciągu 14 dni od żądania informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO: opis środków bezpieczeństwa (Załącznik C), listę podprocesorów i ich umowy, opis przepływów danych, informacje o incydentach dotyczących jego danych oraz wyniki własnych przeglądów bezpieczeństwa w zakresie dotyczącym Usługi.
  2. Administrator lub upoważniony przez niego audytor może przeprowadzić audyt, w tym inspekcję, na następujących zasadach:
    1. nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, chyba że audyt jest potrzebny po naruszeniu albo wymaga go organ nadzorczy;
    2. po zawiadomieniu e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej, w terminie i zakresie uzgodnionym przez Strony, w Dni robocze;
    3. audytor nie może być konkurentem Usługodawcy i podpisuje zobowiązanie do poufności;
    4. audyt nie może dawać dostępu do danych innych Gospodarzy ani zakłócać świadczenia Usługi dla nich; w razie potrzeby Usługodawca prezentuje konfigurację i procesy na środowisku testowym albo na danych Administratora;
    5. każda Strona ponosi własne koszty audytu.
  3. Z audytu sporządza się krótki protokół. Uchybienia stwierdzone w audycie Usługodawca usuwa w terminie uzgodnionym ze Stronami, a istotne uchybienia zagrażające bezpieczeństwu danych — niezwłocznie.

§ 9. Zakończenie powierzenia — zwrot i usunięcie danych

  1. Po zakończeniu Umowy głównej Administrator wybiera, czy Dane Gości mają zostać zwrócone (przez eksport), usunięte, czy zwrócone i następnie usunięte. Jeżeli nie dokona wyboru, stosuje się ust. 2.
  2. Zasadą jest: przez 30 dni po zakończeniu Umowy głównej (z możliwością przedłużenia o kolejne 30 dni na wniosek) Administrator może pobrać dane z Panelu w trybie podglądu lub zażądać pełnego eksportu w formacie CSV lub JSON (§ 20 Regulaminu). Po upływie tego okresu Usługodawca usuwa Dane Gości ze wszystkich systemów w ciągu 30 dni, w tym z bazy danych, a kopie zapasowe zostają nadpisane w ciągu 7 dni od usunięcia.
  3. Usługodawca nie usuwa danych, których przechowywania wymaga prawo Unii lub państwa członkowskiego (wtedy ogranicza ich przetwarzanie do przechowywania), ani danych objętych blokadą prawną zgłoszoną przez Administratora przed zakończeniem Umowy głównej — do czasu wskazanego przez Administratora. Dane Gości zawarte w dokumentach księgowych wystawionych przez Administratora Gościom nie znajdują się w systemach Usługodawcy po eksporcie i usunięciu.
  4. Na żądanie Administratora Usługodawca potwierdza e-mailem usunięcie danych i jego datę.
  5. Jeżeli Umowa główna wygasła wskutek odstąpienia Administratora w terminie 14 dni (§ 18 Regulaminu), stosuje się ust. 1–4 odpowiednio.

§ 10. Dostęp wsparcia do Konta („Pracuj jako ta osoba”)

  1. Wsparcie Usługodawcy może uzyskać dostęp do Konta Administratora i Danych Gości w trybie „Pracuj jako ta osoba” wyłącznie:
    1. na prośbę Administratora lub Personelu (e-mail, czat, telefon), w zakresie tej prośby, albo
    2. w celu usunięcia zgłoszonej awarii lub zagrożenia bezpieczeństwa dotyczącego Konta.
  2. Osoba wsparcia podaje w Aplikacji powód wejścia. Tryb wygasa po 30 minutach bezczynności albo po ręcznym wyjściu. Każde wejście i wyjście jest rejestrowane w ślad audytowym Aplikacji (kto, kiedy, powód). Zmiany wykonane przez wsparcie są zapisane w Dzienniku Administratora jako wykonane „w imieniu gospodarza”, z adresem osoby wsparcia.
  3. Na żądanie Administrator otrzymuje wykaz wejść wsparcia do jego Konta z ostatnich 12 miesięcy.
  4. Wsparcie nie przegląda Danych Gości poza zakresem potrzebnym do rozwiązania sprawy i nie kopiuje ich poza Aplikację. Wsparcie nie ma wglądu w kody dostępu do Obiektu ani notatki dla Gości.
  5. Podgląd ekranu na żywo. Gdy Administrator albo osoba z Personelu włączy w Panelu zgodę „Pozwól wsparciu widzieć mój ekran i pokazywać”, wsparcie w trybie „Pracuj jako ta osoba” może na żywo oglądać ekran Panelu tej osoby, w tym widoczne na nim Dane Gości i wpisywany tekst. Kody dostępu do Obiektu, notatki dla Gości i poświadczenia dostawców są w podglądzie zasłonięte. Obraz ekranu nie jest zapisywany: serwer trzyma w pamięci tylko bieżący bufor podglądu i kasuje go z końcem zgody; treść ekranu nie trafia do bazy danych, logów ani śladu audytowego. Zgoda trwa do jej zakończenia przyciskiem „Zakończ” albo do upływu czasu pokazanego na pasku.
  6. Asystent AI wsparcia. Wsparcie może w trybie „Pracuj jako ta osoba” połączyć asystenta AI z Kontem na zasadach z § 14a ust. 9 Regulaminu, zawsze w wariancie „bez danych osobowych gości”. Dane Gości nie trafiają wtedy do dostawcy asystenta — z zastrzeżeniem danych, które Administrator lub Personel sami wpisali do notatek zespołu i notatek blokad terminów (§ 3 ust. 6) — dlatego dostawca asystenta wsparcia nie jest podprocesorem Usługodawcy.

§ 11. Poufność

Strony zachowują w tajemnicy informacje uzyskane od drugiej Strony w związku z Umową powierzenia i wykorzystują je wyłącznie do jej wykonania — w czasie jej trwania i po jej zakończeniu. Nie dotyczy to informacji publicznie dostępnych oraz informacji, których ujawnienia wymaga prawo.

§ 12. Odpowiedzialność

  1. Wobec Gości Strony odpowiadają na zasadach art. 82 RODO.
  2. Między Stronami Usługodawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Administratorowi naruszeniem Umowy powierzenia lub obowiązków podmiotu przetwarzającego z RODO na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, z ograniczeniami z § 16 Regulaminu, o ile mają zastosowanie do Administratora.
  3. Ograniczenia z § 16 ust. 3 Regulaminu nie dotyczą zwrotu Administratorowi: administracyjnych kar pieniężnych nałożonych na niego oraz odszkodowań, które musiał zapłacić Gościom — w zakresie, w jakim kara lub odszkodowanie wynikają z naruszenia przez Usługodawcę jego obowiązków z Umowy powierzenia lub RODO.
  4. Administrator odpowiada wobec Usługodawcy za szkodę wyrządzoną poleceniem sprzecznym z prawem lub brakiem podstawy prawnej przetwarzania — na zasadach ogólnych, a wobec Administratora będącego Konsumentem lub Przedsiębiorcą na prawach konsumenta wyłącznie w granicach przepisów bezwzględnie obowiązujących.

§ 13. Postanowienia końcowe

  1. Załączniki są częścią Umowy powierzenia:
    • Załącznik A — kategorie osób i danych, okresy przechowywania;
    • Załącznik B — podprocesorzy i inni odbiorcy danych;
    • Załącznik C — środki techniczne i organizacyjne;
    • Załącznik D — wzór zawiadomienia o naruszeniu.
  2. Umowę powierzenia zmienia się w trybie przewidzianym dla zmian Regulaminu (§ 23 Regulaminu), z wyjątkiem zmian podprocesorów (§ 6) i aktualizacji środków bezpieczeństwa (§ 4 ust. 2), które następują w opisanym tam trybie.
  3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin, RODO, ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych i prawo polskie. W razie sprzeczności między Umową powierzenia a Regulaminem w sprawach ochrony danych pierwszeństwo ma Umowa powierzenia.
  4. Umowa powierzenia jest sporządzona po polsku.

Załącznik A — Kategorie osób, kategorie danych i okresy przechowywania

I. Kategorie osób, których dane dotyczą

  1. Goście rezerwujący nocleg (osoba składająca rezerwację).
  2. Osoby towarzyszące, w tym małoletni — wyłącznie gdy Administrator włączył zbieranie nazwisk współgości, księgę gości lub pytanie o relację dziecka z dorosłym.
  3. Osoby, na które Gość prosi o wystawienie faktury (nabywca).
  4. Osoby kontaktujące się z Administratorem przez Panel Gościa lub odpowiadające na wiadomości systemowe.

II. Kategorie danych

Grupa Dane Skąd pochodzą
Rezerwacja imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, język, daty pobytu, liczba osób w kategoriach wiekowych (dorośli, dzieci, niemowlęta), informacja o zwierzętach, uwagi Gościa, zarezerwowana Jednostka, kwoty, kod rabatowy Widget, Panel Gościa, Panel (rezerwacje wpisane przez Administratora)
Zgody i oświadczenia Gościa czas akceptacji regulaminu pobytu Administratora i jego wersja, przyjęcie informacji o braku prawa odstąpienia, akceptacja zasad domu Widget, Panel Gościa
Płatności kwoty, daty, metoda (karta, BLIK, gotówka, przelew), status wpłaty, zwrotu i kaucji, identyfikatory transakcji nadane przez Stripe, kto z Personelu przyjął wpłatę ręczną, notatki do wpłat. Dane kart płatniczych nie są przetwarzane przez Usługodawcę Stripe (identyfikatory), Panel
Kaucja numer rachunku bankowego podany przez Gościa do zwrotu kaucji (tylko przy kaucji zwracanej przelewem) Panel Gościa
Faktura nazwa lub imię i nazwisko nabywcy, adres, NIP Widget, Panel Gościa
Pobyt nazwiska współgości, zadeklarowana godzina przyjazdu, formularz przed przyjazdem, informacje o wydaniu i zwrocie kluczy, zameldowaniu i wymeldowaniu w systemie Panel Gościa, Panel
Małoletni imię i nazwisko dziecka oraz relacja z dorosłym opiekunem (z zamkniętej listy) — tylko gdy Administrator włączył to pytanie; dat urodzenia nie zbieramy Panel Gościa
Księga gości wpisy z formularza przed przyjazdem zapisane w trybie księgi, eksport dla organu — tylko gdy Administrator włączył księgę Panel
Komunikacja treść wiadomości e-mail wysłanych do Gościa z Aplikacji w imieniu Administratora, status doręczenia Aplikacja
Dane techniczne adres IP i identyfikator przeglądarki przy składaniu rezerwacji i korzystaniu z Panelu Gościa (logi techniczne, ochrona przed nadużyciami) Widget, Panel Gościa

Nie zbieramy numerów PESEL, numerów ani skanów dokumentów tożsamości, dat urodzenia, obywatelstwa ani adresów zamieszkania Gości (poza adresem do faktury na życzenie Gościa).

III. Okresy przechowywania ustawione w Aplikacji (polecenie Administratora, § 3 ust. 2)

Dane Okres Liczony od
dane osoby z wygasłej, nieopłaconej rezerwacji (blokady terminu) 14 dni wygaśnięcia blokady albo dnia przyjazdu — od późniejszej z tych chwil
numer rachunku do zwrotu kaucji 14 dni zwrotu wszystkich kaucji z rezerwacji
dane pobytu (osoba, współgoście, kto przyjął wpłatę, notatki) koniec roku wyjazdu + 6 lat daty wyjazdu
dane nabywcy faktury koniec roku terminu płatności podatku + 5 lat terminu płatności podatku
wpisy księgi gości od 1 do 50 lat — ustawia Administrator daty wyjazdu
relacja dziecka z dorosłym 30 dni daty wyjazdu
logi techniczne (adres IP) do 90 dni zapisu

Kasowana jest osoba; rezerwacja zostaje z datami i kwotami jako statystyka bez danych osobowych. Rezerwacja objęta blokadą prawną zgłoszoną przez Administratora jest pomijana przez automaty kasujące. W ewidencji wpłat kwoty, daty i statusy nie są usuwane (ewidencja fiskalna Administratora); usuwane są dane osoby.

Załącznik B — Podprocesorzy i inni odbiorcy danych

I. Podprocesorzy Usługodawcy (ogólna zgoda z § 6 ust. 1)

Podmiot Siedziba / lokalizacja danych Zakres przetwarzania Kategorie danych Podstawa przekazania poza EOG
OVH sp. z o.o., ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław centrum danych w Warszawie, Polska hosting serwera Aplikacji, bazy danych i kopii zapasowych wszystkie Dane Gości nie dotyczy (EOG)
Cloudflare, Inc. Stany Zjednoczone; sieć serwerów brzegowych m.in. w UE obsługa domen (DNS), ochrona i pośredniczenie w ruchu sieciowym do Aplikacji (dane w tranzycie, zaszyfrowane), logi techniczne; przechowywanie plików Widgetu w pamięci podręcznej sieci brzegowej (pliki serwuje serwer Aplikacji w OVH) dane przesyłane między Widgetem, Panelem Gościa, Panelem a serwerem; adresy IP decyzja Komisji (UE) o Data Privacy Framework (Cloudflare jest certyfikowany) oraz standardowe klauzule umowne w umowie powierzenia Cloudflare
Beds24 GmbH, Berlin, Niemcy Unia Europejska kanał sprzedaży (channel manager): przekazywanie dostępności, cen i rezerwacji między Aplikacją a Portalami — wyłącznie dla Jednostek, dla których Administrator włączył kanał sprzedaży Beds24 dane rezerwacji i Gości z rezerwacji przekazywanych przez kanał nie dotyczy (EOG)
Plus Five Five, Inc. (Resend) Stany Zjednoczone; dane przechowywane w USA wysyłka wiadomości e-mail do Gości w imieniu Administratora, logi doręczeń adres e-mail, imię i nazwisko, treść wiadomości (szczegóły rezerwacji, kwoty, odnośnik do Panelu Gościa) decyzja Komisji (UE) o Data Privacy Framework (Resend uczestniczy w DPF) oraz standardowe klauzule umowne w umowie powierzenia Resend

Nie korzystamy z podprocesorów do Danych Gości poza wymienionymi. W szczególności dostawcy modeli sztucznej inteligencji (Anthropic) nie otrzymują od Usługodawcy Danych Gości — Serwis ogłoszeń przetwarza wyłącznie treści Obiektu przekazane przez Administratora (Regulamin § 14), a Kinde Australia Pty Ltd obsługuje wyłącznie logowanie Administratora i Personelu (adres e-mail, imię, identyfikator konta; Kinde nie otrzymuje Danych Gości), natomiast Google — pliki Administratora z jego Dysku Google (dane, dla których Usługodawca lub Administrator są administratorami — Polityka prywatności). Gdy Administrator lub osoba z Personelu loguje się kontem Google albo Facebook, dane konta przekazuje także ten serwis, jako odrębny administrator. Asystentów AI łączonych przez Administratora lub Personel opisuje część II.

II. Odbiorcy danych na polecenie Administratora (nie są podprocesorami Usługodawcy)

Podmiot Rola Dane Kiedy
Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia) i inne spółki grupy Stripe, w tym Stripe, Inc. (USA, certyfikowany w DPF) podmiot przetwarzający Administratora na podstawie Umowy konta połączonego Stripe; administrator w zakresie przeciwdziałania oszustwom i własnych obowiązków regulacyjnych imię i nazwisko, e-mail, kwota i opis płatności, dane karty podane przez Gościa bezpośrednio Stripe gdy Administrator włączył płatności online
inFakt Sp. z o.o., ul. Szlak 49, 31-153 Kraków podmiot przetwarzający Administratora na podstawie jego umowy z inFakt dane nabywcy faktury, pozycje faktury, e-mail Gościa (wysyłka faktury) gdy Administrator podłączył konto inFakt
Portale (Booking.com, Airbnb, noclegi.pl i inne) samodzielni administratorzy przez kalendarz iCal wyłącznie zajęte terminy Jednostek — bez danych Gości gdy Administrator podłączył kalendarz
Dostawca asystenta AI wybrany przez osobę z zespołu Administratora (np. Anthropic, PBC — Claude; OpenAI — ChatGPT) odbiorca danych na polecenie Administratora, na podstawie umowy Administratora albo osoby z jego Personelu z dostawcą; nie jest podprocesorem Usługodawcy dane Konta dostępne dla osoby łączącej w jej roli; Dane Gości (imiona, nazwiska, e-maile, telefony, uwagi) tylko w wariancie „z danymi osobowymi gości”; nigdy: kody dostępu do Obiektu, notatki dla Gości, link do Panelu Gościa, linki i sekrety płatności, dane kart, adresy kalendarzy Portali, klucze dostawców, wartości własnych pól wiadomości, księga gości, lista zespołu z adresami e-mail (Regulamin § 14a ust. 3) od połączenia do odłączenia asystenta (Regulamin § 14a)

Załącznik C — Środki techniczne i organizacyjne

Opis stanu na dzień 30 października 2026 r. Usługodawca aktualizuje go przy istotnych zmianach (§ 4 ust. 2).

  1. Transmisja. Połączenia z Aplikacją (Panel, Widget, Panel Gościa, interfejsy) są szyfrowane protokołem TLS.
  2. Uwierzytelnienie i uprawnienia. Logowanie do Panelu przez Kinde — konto Google, konto Facebook albo jednorazowy kod wysłany na adres e-mail (bez haseł w Aplikacji); gdy Kinde nie działa, jednorazowy link do logowania wysłany e-mailem, ważny 5 minut; role Właściciel i Personel; dostęp wsparcia tylko w trybie opisanym w § 10. Gość korzysta z Panelu Gościa przez indywidualny odnośnik; po usunięciu danych osoby odnośnik przestaje działać.
  3. Rozliczalność. Ślad audytowy zmian (kto, kiedy, co; wejścia wsparcia z powodem) oraz Dziennik dla Administratora; wpisy śladu nie są usuwane ani zmieniane w czasie Umowy, a dane osobowe w nich zawarte są czyszczone w terminach z Załącznika A.
  4. Rozdzielenie danych. Dane każdego Gospodarza są oznaczone jego identyfikatorem; Aplikacja nie pozwala przeglądać danych innych Gospodarzy. Dane wszystkich Gospodarzy są przechowywane w jednej bazie danych.
  5. Infrastruktura. Serwer w centrum danych OVH w Polsce; dostęp administracyjny do serwera wyłącznie kluczami SSH; baza danych niedostępna z internetu; ruch publiczny przez Cloudflare; aktualizacje systemu i zależności wdrażane na bieżąco. Środowisko demo i produkcyjne działają na jednym serwerze, w osobnych bazach, a demo nie zawiera danych produkcyjnych.
  6. Kopie zapasowe. Codzienna pełna kopia bazy danych, przechowywana przez 7 dni na tym samym serwerze. Kopie nie są dziś szyfrowane ani przenoszone poza serwer; Usługodawca planuje szyfrowanie kopii kluczem publicznym i przechowywanie poza serwerem przed zawarciem umowy z kolejnym Gospodarzem.
  7. Minimalizacja i retencja. Nie zbieramy numerów PESEL, dokumentów tożsamości ani dat urodzenia; dane kart płatniczych wyłącznie u Stripe; automatyczne kasowanie danych osobowych według Załącznika A (przebieg co 6 godzin); blokada prawna wstrzymuje kasowanie na żądanie Administratora.
  8. Dane poza produkcją. Dane Gości nie są używane w środowiskach testowych, deweloperskich ani w demo.
  9. Logi. Logi techniczne (adres IP, czas, adres żądania) przechowywane do 90 dni.
  10. Monitoring i incydenty. Monitorowanie dostępności i błędów; rejestr incydentów; procedura zawiadamiania z § 7; przegląd bezpieczeństwa Aplikacji wykonany w październiku 2026 r. i powtarzany przy istotnych zmianach.
  11. Organizacja. Osoby upoważnione zobowiązane do poufności (dziś wyłącznie Usługodawca); sprzęt roboczy z natychmiastową blokadą ekranu; szyfrowanie dysku sprzętu roboczego wdrażamy; klucze dostawców (np. klucz inFakt Administratora) przechowywane w bazie danych Aplikacji na serwerze, dostęp wyłącznie z Aplikacji i dla administratora serwera.
  12. Dostawcy. Podprocesorzy z Załącznika B związani umowami powierzenia; przegląd listy przy każdej zmianie.
  13. Asystenci AI. Dostęp asystenta tylko przez token wydany po zgodzie konkretnej osoby; jej uprawnienia sprawdzane przy każdym wywołaniu; limity wywołań; połączenie nieużywane 90 dni wygasa; wariant „bez danych osobowych gości” sprawdzany testem na każdym narzędziu; tekst Gości przekazywany asystentowi jako dane oznaczone, nie jako polecenia; zmiany dwuetapowo: propozycja „było → będzie” i osobne potwierdzenie jednorazowym numerem ważnym 10 minut; propozycje kasowane po 24 godzinach.

Załącznik D — Wzór zawiadomienia o naruszeniu ochrony danych

Temat: [PILNE] Naruszenie ochrony danych — zamelduj.pl — Konto {nazwa Obiektu}

  1. Kiedy stwierdziliśmy naruszenie (data, godzina) i kiedy prawdopodobnie do niego doszło.
  2. Na czym polegało naruszenie (np. nieuprawniony dostęp, błąd wysyłki, utrata danych) i jak je wykryliśmy.
  3. Jakich Gości i jakich danych dotyczy (kategorie, przybliżona liczba osób i rekordów, okres rezerwacji).
  4. Możliwe konsekwencje dla Gości.
  5. Co zrobiliśmy do tej pory i co proponujemy dalej (zabezpieczenie, powiadomienie Gości, zmiana haseł/odnośników).
  6. Czy naruszenie dotyczy także innych Gospodarzy (tak/nie) i czy zawiadomiliśmy podprocesora.
  7. Osoba do kontaktu: imię i nazwisko, e-mail, telefon. Następna aktualizacja: data i godzina.
  8. Przypomnienie: termin zgłoszenia do Prezesa UODO wynosi 72 godziny od stwierdzenia naruszenia przez Administratora (art. 33 RODO). Chętnie pomożemy w przygotowaniu zgłoszenia.