Polityka prywatności
1. Kto jest administratorem
Administratorem danych osobowych zbieranych przez serwis zamelduj.pl (strona, blog, lista oczekujących) oraz aplikację app.zamelduj.pl jest „4D Soft" Paweł Limanówka, prowadzący działalność gospodarczą w Polsce (dalej: „my", „Zamelduj"). Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: [email protected].
2. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający
Zamelduj to system rezerwacji i ewidencji gości dla małych obiektów noclegowych. Z tego wynikają dwie różne sytuacje:
- Jesteśmy administratorem danych osób odwiedzających stronę, zapisanych na listę oczekujących, piszących do nas oraz właścicieli i pracowników obiektów, którzy korzystają z aplikacji. Tych danych dotyczą sekcje 3–4.
- Jesteśmy podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO) danych gości, które obiekt noclegowy wprowadza do systemu lub które trafiają tam z formularza rezerwacji na stronie obiektu. Administratorem tych danych jest obiekt, a my przetwarzamy je wyłącznie na jego polecenie i w jego imieniu. Szczegóły w sekcji 5.
3. Jakie dane zbieramy jako administrator i po co
Lista oczekujących (wczesny dostęp)
Adres e-mail oraz opcjonalnie imię, numer telefonu i rodzaj obiektu. Cel: kontakt w sprawie wczesnego dostępu i założenia konta. Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz cofnąć w każdej chwili e-mailem — bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Dane trzymamy do cofnięcia zgody, najpóźniej 12 miesięcy od otwarcia kont. Formularz zapisuje też tymczasowo adres IP w liczniku antyspamowym; licznik wygasa po 24 godzinach.
Korespondencja
Dane zawarte w wiadomości e-mail (adres, imię i nazwisko, treść). Cel: odpowiedź i prowadzenie sprawy. Podstawa: nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) albo — gdy wiadomość dotyczy umowy — jej wykonanie (lit. b). Korespondencję przechowujemy do zakończenia sprawy, a jeśli może z niej wynikać roszczenie, do upływu okresu przedawnienia.
Konto gospodarza w aplikacji
Dane osoby zakładającej i obsługującej konto: imię i nazwisko, adres e-mail, identyfikator konta Google (logowanie odbywa się przez Google, nie przechowujemy haseł). Dane obiektu i firmy: nazwa, adres, NIP, numer CWTON, dane kontaktowe podawane gościom, ustawienia cennika i polityki anulacji. Cel: świadczenie usługi. Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przechowujemy je przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu okresu przedawnienia roszczeń; dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku podatkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Abonament
Opłaty za korzystanie z Zamelduj obsługuje Stripe. Dane karty podajesz bezpośrednio Stripe'owi i nie trafiają na nasze serwery. My przechowujemy identyfikator klienta Stripe, status subskrypcji i dane do faktur. Podstawa: umowa (lit. b) i obowiązki podatkowe (lit. c). Stripe jest w tym zakresie samodzielnym administratorem w rozumieniu przepisów o usługach płatniczych; jego polityka: stripe.com/pl/privacy.
Logi techniczne
Adres IP, identyfikator przeglądarki, czas i adres żądania. Cel: bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć, diagnostyka błędów. Podstawa: uzasadniony interes (lit. f). Przechowujemy je nie dłużej niż 90 dni.
4. Pliki cookie
Strona zamelduj.pl używa tagu Google (Google Ads, a po skonfigurowaniu także Google Analytics) do mierzenia skuteczności reklam i liczenia odwiedzin. Pliki cookie Google zapisujemy wyłącznie po Twojej zgodzie wyrażonej w banerze (tak każe Prawo komunikacji elektronicznej; podstawa przetwarzania danych: zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Bez zgody tag działa w trybie bez plików cookie (Consent Mode) i przesyła Google jedynie zanonimizowane sygnały. Zgodę zmienisz lub cofniesz w każdej chwili przyciskiem „Ustawienia cookies” w stopce strony. Twój wybór zapamiętujemy w pamięci przeglądarki (localStorage), nie w pliku cookie.
Niezależnie od zgody liczymy, jak strona główna i blog są używane: ile było wejść na którą stronę, jak głęboko przewinięto stronę, ile razy kliknięto przyciski i zaczęto wypełniać formularz. To wyłącznie dzienne liczniki — bez plików cookie, bez zapisywania czegokolwiek w Twojej przeglądarce, bez adresu IP i bez identyfikatora, który pozwoliłby powiązać zdarzenia z jedną osobą. Liczniki przechowujemy u Cloudflare przez 90 dni. Z tego samego powodu korzystamy z Cloudflare Web Analytics, który liczy odwiedziny bez plików cookie.
Aplikacja app.zamelduj.pl używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania: sesji logowania i ochrony przed fałszowaniem żądań (CSRF). Takie pliki nie wymagają zgody i nie służą do śledzenia.
5. Dane gości obiektów — przetwarzanie w imieniu obiektu
Gdy rezerwujesz nocleg w obiekcie korzystającym z Zamelduj, Twoje dane trafiają do systemu jako dane tego obiektu. Obiekt decyduje, jakie dane zbiera, w jakim celu i jak długo je przechowuje — w szczególności prowadzi ewidencję gości wymaganą ustawą o najmie krótkoterminowym. My zapewniamy narzędzie i infrastrukturę.
Zakres danych, które system może przetwarzać na polecenie obiektu:
- dane rezerwacji: imię i nazwisko, e-mail, telefon, daty pobytu, liczba osób, uwagi;
- dane rozliczeniowe: kwoty, terminy i status wpłat, identyfikatory transakcji;
- dane do ewidencji gości w zakresie, jaki wprowadzi obiekt;
- korespondencję między obiektem a gościem wysyłaną przez system.
Płatności gości trafiają bezpośrednio na konto gospodarza obiektu u operatora płatności. Nie przechodzą przez nasze rachunki i nie mamy do nich dostępu.
Z wnioskami o dostęp, sprostowanie lub usunięcie tych danych zwróć się do obiektu, w którym rezerwowałeś. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy sprawę obiektowi i pomożemy ją załatwić. Po zakończeniu umowy z obiektem zwracamy mu dane lub je usuwamy, zgodnie z jego dyspozycją i przepisami.
6. Komu przekazujemy dane
Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze polecenie i na podstawie umów powierzenia:
- Cloudflare — hosting strony zamelduj.pl, DNS, obsługa listy oczekujących, liczniki odwiedzin bez plików cookie i przekierowanie poczty przychodzącej;
- OVH — serwery aplikacji i baza danych (centra danych w Unii Europejskiej);
- Stripe — płatności i abonament;
- Resend — wysyłka wiadomości e-mail z systemu (potwierdzenia, przypomnienia);
- Google — logowanie do aplikacji, skrzynka pocztowa, do której trafia korespondencja na [email protected], oraz — po Twojej zgodzie — pomiar reklam i odwiedzin na stronie zamelduj.pl (Google Ads, Google Analytics);
- Beds24 — synchronizacja kalendarza z portalami rezerwacyjnymi, wyłącznie gdy obiekt ją włączy.
Dane możemy też udostępnić organom publicznym, gdy wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych osób trzecich.
7. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Cloudflare, Stripe, Resend i Google to podmioty z siedzibą w USA. Przekazywanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework (dla podmiotów certyfikowanych) oraz standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń udostępnimy na prośbę.
8. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niepełnych;
- usunięcia danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
- cofnięcia zgody w każdej chwili;
- skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Wnioski kieruj na [email protected]. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie zapiszemy Cię na listę, a bez danych konta nie założymy obiektu.
9. Bezpieczeństwo
Połączenia ze stroną i aplikacją są szyfrowane (TLS). Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i systemy, które go potrzebują do świadczenia usługi. Dane płatnicze nie dotykają naszych serwerów. Regularnie wykonujemy kopie zapasowe bazy danych.
10. Zmiany polityki
Zmiany publikujemy na tej stronie z nową datą wersji. O zmianach istotnych dla użytkowników aplikacji poinformujemy dodatkowo e-mailem.